Projectsamenvatting

Alle projecten binnen gemeente Finveen dienen binnen de tijd en binnen budget te worden uitgevoerd. Hiervoor wordt Prince 2 als projectmethodiek ingevoerd. Met de invoering van Prince2 wordt ook een projectbureau opgericht. Hiermee wordt de kwaliteitsborging en inzicht op de voortgang van projecten gecentraliseerd.
Binnen Finveen is sprake van een grote verscheidenheid aan de manier waarop projecten worden uitgevoerd. Het gevolg hiervan is dat een integraal beeld over alle projecten ontbreekt. Door een uniforme projectmethodiek (Prince 2) in te voeren, wordt de wijze van uitvoeren, de regie en het inzicht op projecten eenduidig inzichtelijk.

Het project is verdeeld in een drietal fasen. Deze worden hieronder samengevat:

Selecteren en implementeren projecttooling

Met de projecttooling wordt het mogelijk om projecten te plannen en de planning te monitoren. Via hiërarchische modellen kunnen "Work breakdown structures" worden gegenereerd en medewerkers ingezet worden.

Na de selectie dient de tool geïmplementeerd te worden. Hiervoor is externe expertise geraamd.

Oprichting projectbureau

Het projectbureau van gemeente Finveen draagt zorg voor de borging van de kwaliteit van projecten. Tegelijkertijd biedt het projectbureau centraal inzicht in de voortgang van alle projecten binnen gemeente Finveen, de beschikbaarheid van resources en de momenten waarop resources weer vrijkomen.

Beschrijven en vaststellen processen

Beschrijven en borgen van processen op basis waarvan projecten bestuurd en uitgevoerd worden. Deze processen zijn gebaseerd op projectmethodiek Prince 2. Daar waar nodig zullen deze worden aangepast naar de Finveense structuur en werkwijze. Ook zullen bestaande processen en methodieken (ITIL, BISL)  worden verbonden aan de projectmethodiek.

De manager projectbureau draagt zorg voor procesbeschrijvingen waarmee integrale sturing en verantwoording op projecten geborgd wordt. Een voorbeeld: Voor een projectafwijking binnen toleranties dient nog steeds een afwijkingenrapport opgesteld te worden.

Evaluatie

Deze fase loopt door het gehele project heen met als doel de geleerde lessen vast te leggen in de vorm van producten.

Evaluatie en decharge op een project is een voorgedefinieerde Prince 2 fase en zou derhalve geen deel uit mogen maken van de projectfasering die per project afzonderlijk gedefinieerd wordt. Toch is er voor gekozen om de evaluatie als fase in het project onder te brengen zodat de "lessons learned" als product aan het project kunnen worden toegevoegd. Deze kunnen gedurende het project worden toegevoegd en als uitgangspunt voor nieuwe projecten gebruikt worden.